■「超」整理手帳のグループウェア的活用法

（山本）前スペシャル版に登場していただいたときに、スケジュールシートをコピーして部署で共有するって話をされてましたよね。同じようなことを試みている方って結構いて、部署でまとめてこの手帳を買ったり、みんなで使ったりという話を耳にするんですよ。

（濱永）本当のことをいうと、当初は僕のさらに上司がいて、部下が不在になることがあるわけですよ。例えば「○○くんはどこ行ったの」っていわれても答えられないことがままあったんで、それを把握したいなって思って始めた。ただ、それだけでやるともったいないんで、どうせやるんだったらそれにいかに自分の理想を乗っけて、いかにうまくオペレーションとるかっていう方向で考えました。結局、この四分の一のサイズを短冊にしてみんなに配って、これに書いてねって言ってそれを寄せ集めてコピーを取り直してみんなに配って、ここは会議だから空けといてねってみんなで集まる時間を設定した上で返す。

（山本）全員で集まる時間を設定することがグループで使うときの目的ですよね。

（濱永）それをいかに上手に作ってあげるかが、会議を設定する人間の一番の腕の見せ所ですよね。ただ時間を割いて集まってもらうだけならいいんですけど、会議って決定する場所なので、それまでに考えてもらったり、何かを調べて来てもらうわけだから、その時間をひっくるめて設定できたほうがいいわけじゃないですか。だからものすごくスケジュールが詰まったすぐ後に会議を入れても、うまくいくわけないがない。そういうことまで見たいなと思って。実際にできてたかどうかは難しいところですけどね。

（山本）なるほど。濱永さんのお仕事の場合、会議っていうのは決定的に重要なんですね

（濱永）今部署が変わりましたが、ちょっと前までいた部署では、そこの伝達ミスは、決定的なことにつながるので、会議っていうかむしろミーティングに近いんですけど、ミーティングはきちんとしておかないと。

（山本）番組作成って、そもそも会議からスタートですよね。

（濱永）そうですね。前もって企画のテーマを振っておいて、集まってもらったときは決める場にしたいんですよ、できれば。なので、そこに至るまでに、個々人が考えたりアイディアを練ったりっていう一人の作業がある。

（山本）会議から企画が決まって、そこから物事が動き出していって最終的に収録だとか放映だとかに繋がっていくという意味では、スタートをいかに設定して、いい企画を出せるかっていうのは、大切ですよね。

（濱永）だから、誰がどれだけ忙しいかっていう仕事の件数だけでは見えないので、各人のスケジュールを出してもらうとなんとなく見えるんですよ。それを出してもらう時には、この仕事のこういう部分が手に余るから、というヘルプの事項も書いてもらうようにして、例えばこのコンサートには仕事がかぶっていて行けないんだけど、とっても大事なので、誰か必ず見に行ってほしいというオファーを書いてもらう。それを空いている時間のなかから割り振って、誰の仕事が誰に移ったかもみんなにわかるように消さずに矢印で書いたりして、他人に振る。そしたらどの仕事がいつの時点で誰に移ったかがわかる。最初はそのつもりはなかったのですが、これはやり始めてからできるようになった。

（山本）なるほど。部署全体で動くために部署の長がやるべき仕事って全体の流れをコントロールすることですよね。グループウェアを導入している会社の人にきくと、たいていの場合、部下の管理にしか使われていないという話を聞くんですよね。それってやっぱり使い方が下手なんでしょうか。濱永さんは、同じようなことを「超」整理手帳でやってるんですよね。部下のスケジュールを把握し、会議を設定するという、聞いていると同じですが、もう少し管理っていうよりは何かスマートな感じですよね。

（濱永）僕はグループウェアの一覧の見え方って嫌いで、あれ見ても、誰がどれだけ忙しいかわからない。たとえば８人分を一画面で見ると、予定が入っているのが記号だけでわかって、それが何かがわからないと、どれだけの仕事なのかが見えてこないんですよ。そこにあるひとつのアポイントメントなり、ひとつの仕事のブロックがどれだけ大きくて優先度が高いかは、仕事があるだけではわからない。その星が５つ並んでいるやつと１つしかないやつがいたとしたら、５つのやつが忙しく見えるけど、実はそうじゃない場合が多々あるんですよね。手帳だと、仕事の件名と内容を書いてくれると、それこそこの日までに仕上げないといけない仕事だとか、動かせるか動かせないかがわかるんですよ。もちろん、例えば部下が５０人いたらこのやり方ってきっとできないんですよ。せいぜい８人とか一桁かな。

（山本）いつからこの手帳でおやりなったんですか。

（濱永）僕がその部門の長をやり始めてからだから３年前からですね。

（山本）結果的に、「超」整理手帳を使ったグループウェアは機能しましたか。

（濱永）初めはやっぱりどう書いてもらうかですよね。初めは強制的に書いてもらったんでみんな消極的だったんですが、自分の仕事が楽になったり、ヘルプに入ってもらえるのが早いことがわかったら、だんだん協力的になってもらえましたね。だから導入する時には、面倒くさいかもしれないけれど、それ以上のリターンが自分に戻ってくることを、最初はこっちが損をしても示してやると、部下が書いてくれる癖がつきますよね。今はその部署を離れたんですけど、その部署は今でもこのやり方を続けています。

（山本）なるほど。今までの濱永さんの話をまとめると、ひとつはみんなの空き時間を見つけてそこで会議を設定する。あと、会議を設定する上でひとりひとりの仕事の流れを見ながら会議がきちんとした結果を出せるようなタイミングを見計らう。あとは部下のマネジメントですよね。仕事がスムーズにいくために配分していくことをやっている。そのためにこの手帳を使われているんですね。全体の流れを視覚的に捉えるための道具としてスケジュールシートを使われているということがよく分かります。

実はご自宅の書斎だそうです。。。