■TO-DOの処理はメーラーで

(山本)　小幡さんの場合、お客さんの数だけ進行表があるわけですよね。同時並行でいくつかの案件を抱えてらっしゃる場合、スムーズに進めることって難しくないですか。
(小幡)　依頼をされたことも自分宛にメールを送ってるんですよ。なので、例えば口頭で 話をして、いついつまでにやってくださいねっていわれたら、ノートにも書きますが、空 いている時間に自分にメールを送る。自分のPCで見られるので。そちらのほうで処理をし てしまう。
(山本)　TO-DOボードみたいなものをメーラでやってるわけですか。
(小幡)　そうですね。ケータイで書いてPCに飛ばして、終わると消去する。同時にいろん なことをやることはやっぱり多いですよ。うちの会社はそんなに営業が多くないから、2 名くらいで100社くらいあるんですね。1人頭4,50社はもってます。そうなると一 個一個覚えてられないので、発生したTO-DOはすべてメールの上でこなす。TO-DOを自 分で作ったらメールに送って、こなしたら消す。そうやってTO-DOにしないとわからなく なる。手帳に書いてるだけではわからなくなりますよ。
　以前、TO-DOが100個ある人とかがオフ会に参加されていましたよね。あのときには、 よくそんなに書くなと思っていたんですけど、よくよく考えると1日にこなさなきゃいけ ないことは2、30くらいあって、例えば誰に回答を送らないといけない、誰から資料が きてるから送らなきゃいけないとか、それって手帳の中に書くとそれだけでものすごい量 になる。お客から来る要望はメールでくることが多いから、それについては回答したらそ の証拠を残してお客さんの回答済みフォルダに入れて処理する。
(山本)　僕の場合も、ノグラボストアで同じようなことやってます。回答済みフォルダを 作って入れるんですよ。そうしないと本当にわからなくなりますね。
(小幡)　受信箱にものすごくたまっているとすごく気分が悪いから、見渡せるくらいしか残さない。
(山本)　そうですよね。特に仕事のアドレスに来るメールっていうのは処理したら回答済みに入れて。
(小幡)　読んだらゴミ箱にいれる。
(山本)　だから、受信箱には、未処理のものだけ残っているっていうのが理想ですよね。
(小幡)　メーラだと、誰に何をするとか送っておくと履歴が日付で確認できる。TO-DO自体は手帳には書かないですね。
(山本)　メーラでTO-DOって、おもしろい使い方ですね。そうなるとメールアドレスを仕 事用とプライベートがきっちり分かれていたほうがいいですね。
(小幡)　分かれてますね。たまに仕事用のところにプライベートのものも来ますけど。仕 事用の中にもプライベート用フォルダを作っておいて、プライベートな話がきたらそこに 入れて。
(山本)　つまり処理する必要のないメールということですね。
(小幡)　極端な話、家族からのメールで最近孫の顔を見せてもらってないとか。
(山本)　その場合、TO-DOに入れておく必要があるのかも(笑)。
(小幡)　それはとりあえず放り込んでおいて。まぁそのうち行きますって感じで。
(山本)　メールの処理は僕も同じことをやってましたね。なんどもひどい失敗をしてそこ にたどり着いたという感じです。
(小幡)　逆に言うと、メーラが壊れたり、使えなくなると致命傷になる。そこはどこかで 安全を担保しないといけないでしょうね。

■仕事を断わることの大切さ
(山本)　野口先生のインタビューに、努力して、一日まるまる執筆のために時間を空ける という内容がありましたが、あれはすごいなと思いましたね。
(小幡)　すごいですよね。私もたまにあります。一日、会社に来るときは普段着で来て、 今日は人に会わないつもりで。留守電にして電話も出ない人も社内にはいますよ。
(山本)　やらなきゃいけない仕事をやってる時に、さまざまな雑務で中断させてはいけな いというルールが会社にあるんですか?
(小幡)　そういうのはないです。個人的なものですね。うちは共有のスケジューラがある んですよ。誰かのスケジュールが見られるようになってまして。ある人は翌日にどこかに 出かける前に、前日に準備って入れてあるんですよ。前の日の一日はスケジュールを入れ られないようにロックしてるんですね。まあ、実際のところは、聞いてみると、一時間く らいなら大丈夫っていうのがあったりするのですけど。
(山本)　いい仕事をするためには、大切なのは余裕を持った仕事をすることと、プライオ リティーをつけて仕事を断ることですよね。もしくは人に仕事を回すこと。そういうふう に主体的に仕事をさばいていく姿勢って、手帳の使い方よりも大切だと思うのですが。
(小幡)　手帳の使い方よりも、その人の気質だとか、マインド的なものですね。たとえば 仕事を頼まれるといやと言えない人とか。そういう気質の人には手帳って意味がない。
(山本)　ある手帳を使ったからといって、その手帳がベースとしている原理原則を実行で きるわけではない。手帳はあくまでも時間のツールではあるが、どう配分するかはその人 のマインドとか姿勢による。
(小幡)　あとは、頼み方とか外向けの気質の面もあります。ドライな言い方で断るといい ましたが、それってそのまま厳しく外に出すわけにいかないやり方ですよね。やっぱりお 願いするっていう形で、普段は人間関係をよくしておいた方が仕事がうまくいく。逆に困 ったときは助けてもらうこともありますし。そういったところで普段の人間関係だったり、 あるいはお断りするときも相手に譲歩させないように断るというやり方もあるので、断る 際のコミュニケーション能力というか交渉のスキルも必要でしょうね。
(山本)　そうなんですよね。「超」整理手帳を使ったからって、仕事がすごくできるように なるというのはちょっと違うのかなぁと。
(小幡)　違いますね。どんな手帳でもちゃんと仕事はできます。ただ、この「超」整理手帳を使うとダブルブッキングの問題がなくなったりとかそういうメリットはあります。
(山本)　つまり原理原則が揺るがなければ、どんな手帳でも仕事ができる。あとは手帳の 便利なところがあって、例えばA4といった手帳の付加価値があって。はっきり言ってもい いのかなと思うんですよね。「超」整理手帳を使ったからといって仕事ができるようにはな らないですよと。あんまり言い過ぎるとよくないですけど(笑)。
(小幡)　時間管理の達人=仕事の達人ではない。単にたくさん書く人ってスケジュールが すごく入っていて、いろんなところに顔を出すだけっていう。